Blog: Office 365 Back-up, dataprotectie & restore

Blog: Office 365 Back-up, dataprotectie & restore

Het gebruik van Office 365 heeft een enorme vlucht genomen. Meer dan de helft van alle bedrijven vertrouwt inmiddels op deze cloud-based tool voor e-mail services en samenwerking. Office 365 biedt enorm veel opties en applicaties, waardoor uw organisatie altijd en overal data genereert. Dat leidt tot meer data dan ooit. Tegelijkertijd moet uw organisatie controle houden over deze data en al die gegevens ook nog eens beschermen. Het belang van uw Office 365 data is groot. Welke redenen zijn er om een Office 365 back-up te maken?

Waarom moet u uw Office 365-gegevens beschermen?

Office 365 is een robuust product. Microsoft heeft veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat het platform actief blijft. Er zijn echter enkele belangrijke problemen die elke huidige of toekomstige Office 365-gebruiker moet overwegen.

Geen point-in-time herstel van mailboxen

Microsoft stelt dat “point in time restoration of mailbox items is out of scope for the Exchange Online service”. Dat betekent dat als een organisatie onder andere te maken krijgt met een accountovername, ransomware-aanval of verwijdering van gegevens door een kwaadwillende insider, er geen garantie is dat verloren gegevens kunnen worden hersteld. Bron: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/back-up-email

“Shared responsibility model”

Office 365 draait op wat men een ‘model voor gedeelde verantwoordelijkheid’ noemt. Dit model bepaalt dat Microsoft verantwoordelijk is voor zijn wereldwijde infrastructuur en ervoor zorgt dat Office 365 actief blijft, maar dat klanten zelf verantwoordelijk zijn voor toegang tot en controle van gegevens die zich in de Office 365-infrastructuur bevinden.

Lokale storingen en gegevensverlies

Hoewel Office 365 wereldwijd een redelijk betrouwbaar systeem is (het bereikte een betrouwbaarheid van 99,97 procent in het eerste kwartaal van 2019), lijdt het aan frequente storingen op een meer lokale basis. Deze uitval kan leiden tot gegevensverlies.

Wat zijn de beperkingen van de ingebouwde beveiliging van Office 365?

Office 365 heeft enige ingebouwde beveiliging, maar het heeft ook zijn beperkingen.

De Prullenbak is niet voldoende

Het gebruik van de Prullenbak is essentieel voor onbedoelde verwijderingsbescherming. Inhoud uit de Prullenbak kan echter per ongeluk of met opzet worden gewist. Uit de Prullenbak verwijderde bestanden zijn na 30 dagen écht weg. De Prullenbak biedt dus op zichzelf geen echte optie voor gegevensbescherming.

Retentiebeleid leidt tot toenemend opslaggebruik en kosten

Het retentiebeleid van een organisatie kan leiden tot een toename van het opslaggebruik binnen applicaties als OneDrive en SharePoint. Dat kan resulteren in hoge extra kosten, want u rekent af per gigabyte per maand. Zo kan de extra gebruikte opslag zeer kostbaar kan worden.

Rogue beheerders

Bovendien biedt het retentiebeleid zelf geen bescherming tegen een rogue beheerder, tenzij Retention Lock wordt ingeschakeld. Deze functie kan echter niet worden uitgeschakeld als deze eenmaal is ingeschakeld. Daardoor loopt u weer de kans dat de gebruikte opslagcapaciteit enorm toeneemt, wat kosten met zich meebrengt. Dit kan ook een probleem zijn voor organisaties die verplicht zijn om gegevens te verwijderen, zoals van een “recht om te worden vergeten” -verzoek onder GDPR.

Hoe u uw Office 365-gegevens kunt beschermen

DMP heeft een Office 365 Back-up dienst ontwikkeld. Gebruikmakend van dezelfde principes als Office 365, zijn onze Office 365 Back-up services gebaseerd op een pay-per-use model zonder investeringen vooraf. We beveiligen uw Office 365-gegevens in tier-3 datacenters over de hele wereld. Retentie kan worden gekozen afhankelijk van uw behoeften. Een selfserviceportal maakt het herstellen van uw gegevens eenvoudig.

Wilt u meer weten over Office 365 Backup? Neem contact op met Martijn Moret, de auteur van deze blog. Martijn Moret is Solution Architect bij DMP en heeft meer dan 20 jaar ervaring met enterprise IT- en datacenteroplossingen. Neem contact op met Martijn via telefoonnummer +31 85 401 34 34.

Contact
Algemeen
T +31 85 401 34 34
E info@dm-p.com

Support
T +31 85 401 34 30
E support@dm-p.com

© DataManagement Professionals - Privacy - Cookieverklaring