Blog: Alles over Back-up van Outlook mailboxen
Steeds meer bedrijven stappen over op Microsoft Office 365. Samenwerken via allerlei apps, zoals OneDrive, Sharepoint en het bekende Office-pakket. Eenvoudig mailaccounts aanmaken en beheren. Er zijn veel voordelen. Maar wat gebruikers vaak niet weten, is dat de standaard back-up van gegevens, bestanden en mailboxen via Microsoft Office 365 beperkt is. Daarover meer op deze pagina. In dit artikel zoomen we verder in op Outlook mailbox back-up. Ook geven we redenen waarom het regelen van een back-up van uw Outlook mailboxen belangrijk is.
Shared Responsibility & Microsoft retention policies
Allereerst is het belangrijk om te weten dat Microsoft een Shared Responsibility model hanteert. De gebruiker is hierbij te allen tijde verantwoordelijk voor de data, endpoints, access management en de accounts in een Microsoft 365 omgeving. Dat geldt dus ook voor mailboxen en het e-mailverkeer. Daarbij komt dat men een Retention Policy heeft voor mailboxen. De Retention Policy bepaalt dat mails die door gebruikers worden verwijderd slechts tot 30 dagen later kunnen worden teruggehaald. Daarna zijn deze mails permanent verwijderd en niet meer terug te halen. U kunt hier alles vinden over de Microsoft Retention Policy en hier over het Shared Responsibility model.
Juridische reden voor Outlook mailbox back-up
Misschien een open deur, maar niet iedereen is zich ervan bewust: de juridische bewaartermijn voor administratieve gegevens en interne mail is in Nederland maar liefst zeven jaar! Voor veel bedrijven een belangrijke reden om op zoek te gaan naar een e-mail archiving dienst, zoals wij voor IT&Care implementeerden. Zo beschermt u de organisatie bedrijf tegen onverwachte en ongewenste problemen. Vermijd boetes of sancties voor het niet bewaren van cruciale bedrijfsinformatie, maar noodzakelijk is voor juridische geschillen waarbij uw bedrijf betrokken is.
Outlook mailbox back-up: voorkom dataverlies
Bent u voorbereid op een situatie waarin uw bedrijf onverwacht bedrijfsgegevens verliest? Om de stabiliteit van het bedrijf te waarborgen, is het belangrijk dat u ook nadenkt over een back-up van uw e-mailomgeving. Een aantal redenen om een back-up van uw Outlook mailboxen in te richten:
- Gebruikt u Microsoft Office 365? Wees er dan van bewust dat Microsoft standaard geen Point-in-Time herstel van uw mailboxen biedt. Microsoft stelt namelijk dat: “point in time restoration of mailbox items is out of scope for the Exchange Online service”. Er is dus geen garantie dat verloren gegevens na een calamiteit beschikbaar zijn. Denk aan een accountovername, ransomware-aanval of verwijdering van gegevens door een kwaadwillende insider. Typisch iets waarvoor u wel een zekerheid in wilt bouwen.
- Soms komt het voor dat een belangrijke e-mail of contactpersoon per ongeluk wordt verwijderd. Mails die naar de prullenmand zijn verplaatst, worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Dat geldt ook voor mailboxen die zijn opgeheven: na 30 dagen is alle correspondentie verwijderd. Dit veroorzaakt onnodige en onverwachte problemen. Om dergelijke situaties te voorkomen, moet u reservekopieën maken van alle e-mails, contacten en agenda-items die zijn opgeslagen. Zodat zelfs permanent verwijderde items vanaf een back-up worden hersteld.
- Zorg ervoor dat er een back-up wordt gemaakt van de inhoud van de mailboxen van alle medewerkers, voor het geval er zich een calamiteit voordoet. Als u alle eieren in één mand legt, is dit een risico voor gedeeltelijk of volledig gegevensverlies. Hopelijk zal zoiets nooit voorkomen, maar voorkomen is beter dan genezen: u bent als enige verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van uw data. Maak daarom een back-up van uw mailboxen en hou volledige controle over uw gegevens.
Oplossing voor Outlook back-up
DMP biedt diverse oplossingen voor mailbox back-up. Of het nu gaat om Microsoft Office 365 back-up of een Exchange e-mail archiving oplossing. Wij staan organisaties wereldwijd met raad en daad bij. Hier leest u er meer over. Wilt u meer weten? Vul dan het contactformulier op deze pagina in of bel met +31 88 3282 648.
Bronnen: